Formularios - Captura de datos

Que son los Formularios

El sistema de formularios permite crear formularios de captura de datos que pueden disparar workflows o ser presentados dentro de la ejecución de un workflow. Esta compuesto por dos modulos principales:

FormTrigger: Inicia un workflow a partir del envío de un formulario.
FormRender: Genera y muestra formularios dentro de un workflow en ejecución.

Organizar formularios con carpetas y etiquetas

Los formularios soportan el mismo sistema de carpetas y etiquetas que los workflows, facilitando la organización de colecciones grandes.

Carpetas

Crea una estructura jerarquica en el panel lateral izquierdo para agrupar formularios relacionados:

Haz clic en + Nueva carpeta para crear una carpeta raiz o subcarpeta
Arrastra cualquier tarjeta de formulario sobre una carpeta para moverla
Haz clic en una carpeta para filtrar la lista y ver solo sus formularios
Las carpetas muestran el número de formularios que contienen

Asignación automática al crear: Si hay una carpeta seleccionada cuando haces clic en Nuevo Formulario, el formulario nuevo se coloca automáticamente dentro de esa carpeta.

Configuración global de organización

La página Configuración → Organización ofrece una vista centralizada de todas las carpetas y etiquetas compartidas entre Workflows, Formularios y Dashboards. Desde ahi puedes renombrar, eliminar o revisar los recuentos de uso por modulo.

Form Trigger - Iniciar workflow desde formulario

Es un trigger que inicia el workflow cuando se envia un formulario. Funciona de manera similar al webhook, pero incluye metadata de formulario adicional.

Los datos recibidos incluyen:

{
  "campo1": "valor",
  "_request": { "method": "POST", "timestamp": "...", "source": "form" },
  "_form": { "form_id": "1", "form_name": "Registro", "form_fields": [...] }
}

Soporta flujo OTP (One-Time Password) para verificación de identidad del usuario antes de procesar el envío.

Form Render - Mostrar formularios en el flujo

Genera un formulario pre-poblado con datos del workflow. Dispone de tres modos de salida:

url: Retorna una URL para acceder al formulario (modo por defecto).
html: Retorna HTML embebible directamente en una página o correo.
redirect: Redirige al usuario al formulario automáticamente.

Utiliza sesiones temporales con una duración de 24 horas para pre-llenar los campos del formulario. La tabla form_prefill_sessions almacena estos datos temporales hasta su expiración.

Mapeo de campos (field_mapping)

Permite pre-llenar campos del formulario con datos provenientes del workflow. Se utilizan variables dinámicas para referenciar valores de nodos anteriores o variables del workflow:

{
  "email": "{{@Webhook.email}}",
  "nombre": "{{@HTTP_Request.data.name}}",
  "empresa": "{{var.empresa_nombre}}"
}

De esta forma, cuando el usuario accede al formulario, los campos indicados ya contienen los valores correspondientes.

Configuración del Form Render

Parámetro	Tipo	Descripción
form_id	text	ID del formulario a renderizar
field_mapping	json	Mapeo de campos con variables dinámicas
output_type	select	url, html, redirect
redirect_after_submit	boolean	Redirigir después de enviar
custom_title	text	Título personalizado (soporta variables)
custom_description	textarea	Descripción personalizada

Imágenes y opciones dinámicas

Imágenes y logo

El campo Imagen y el Logo del formulario (en Ajustes) se eligen de la biblioteca de Recursos con Elegir de la biblioteca. El logo se muestra sobre el título en el formulario público. Para que se vea sin iniciar sesión, la imagen debe ser pública; el selector te lo propone si no lo es.

Opciones de un select desde el DataStore

En un campo select, activa Cargar opciones dinámicas y elige el origen:

Endpoint externo (URL): el navegador carga las opciones de una dirección que devuelve una lista.
DataStore de Floogos: eliges el grupo, el campo que se muestra y el campo que se guarda (o la Key del registro). Con Probar ves cuántas opciones salen y una vista previa.

Con el DataStore, las opciones las sirve Floogos al formulario público con las mismas restricciones de acceso que el propio formulario (publicado, grupo de seguridad, autenticación). Solo se envían los dos campos elegidos y hasta 500 opciones. Las verá cualquiera que abra el formulario, así que no elijas campos con datos privados.

Formularios por etapas (asistente)

Un formulario largo se puede mostrar paso a paso. Es lo que usa, por ejemplo, la reserva de citas: elegir el hueco, dejar tus datos y confirmar.

En el editor del formulario, añade un elemento Etapa (en «Elementos de diseño») antes de los campos de cada paso. Todo lo que va debajo de una etapa, hasta la siguiente, forma ese paso. Los campos que queden antes de la primera etapa forman un primer paso.
En los ajustes del formulario activa Mostrar por etapas (asistente). Puedes cambiar el texto de los botones «Siguiente» y «Atrás».
Publica el formulario.

Quien lo rellena ve un indicador de progreso y los botones Siguiente y Atrás. Cada paso se valida antes de avanzar: los campos obligatorios, el formato del email, los selectores y los archivos obligatorios. El botón de envío solo aparece en el último paso, y al enviar se vuelven a comprobar todos los pasos. Se puede volver a un paso ya superado desde el indicador de progreso. Pulsar Intro en un campo avanza al siguiente paso en lugar de enviar el formulario a medias.

Los datos de todos los pasos se envían juntos al workflow, igual que en un formulario normal; las etapas no son campos y no se envían.

Si no activas el asistente, las etapas se ven como simples títulos de sección. Con una sola etapa, el formulario se muestra normal.

Base de datos de formularios

Las tablas principales involucradas son:

Tabla	Columnas clave
forms	id, name, description, form_json, settings, public_hash, folder_id, tags
form_prefill_sessions	session_hash, form_id, prefill_data, expires_at (24h)
form_submissions	Almacena las respuestas enviadas por los usuarios

Ejemplo: Flujo de registro de cliente

Webhook (recibe datos parciales del CRM)
  -> HTTP (consultar datos adicionales)
  -> FormRender (pre-llenar formulario de registro)
  -> [Usuario completa el formulario]

FormTrigger (recibe formulario completado)
  -> DataStore (guardar cliente)
  -> SendMail (enviar confirmacion)
  -> End

En este flujo, se reciben datos iniciales desde un CRM via webhook, se enriquecen con una consulta HTTP externa, y se genera un formulario pre-llenado para que el usuario complete la información faltante. Una vez enviado el formulario, un segundo workflow almacena los datos y envia un correo de confirmación.

Ejemplo: Formulario con aprobación

FormTrigger (solicitud de vacaciones)
  -> SetVariable (guardar solicitud)
  -> SendMail (notificar al manager)
  -> FormRender (formulario de aprobacion para manager)
  -> [Manager aprueba/rechaza]

FormTrigger (respuesta del manager)
  -> Decision (aprobado?)
    -> true: SendMail (notificar aprobacion)
    -> false: SendMail (notificar rechazo)
  -> End

En este caso, un empleado envia una solicitud de vacaciones mediante un formulario. El sistema notifica al manager y le presenta un formulario de aprobación. Según la respuesta del manager, se notifica al empleado si la solicitud fue aprobada o rechazada.